Evenementen

"Makkelijker en leuker"

Aanbevelingen voor het aanvragen en verlenen van evenementenvergunningen

CDA Katwijk kiest dit motto om een aantal aanbevelingen te doen om het aanvragen en verlenen van een evenementenvergunning eenvoudiger en sneller te maken.

Aanbevelingen voor het aanvragen en verlenen van evenementenvergunningen

Digitaliseer het aanvraagproces

1.Zet op de website van de gemeente een aanvraagformulier dat online kan worden ingevuld en verstuurd.
2.Maak het mogelijk om documenten digitaal aan te leveren; creëer hiervoor een digitale ‘omgeving’ die toegankelijk is voor aanvragers en ambtelijke organisatie.

Verminder administratieve lasten
3.Zorg ervoor dat aanvragers eenmalig documenten en informatie kunnen aanleveren; bewaar en hergebruik deze.
4.Voeg de evenementenvergunning en de andere benodigde vergunningen samen tot één integrale (paraplu-)vergunning; dit scheelt organisaties tijd en geld.
5.Introduceer een herhaalvergunning en een meerjarige vergunning voor evenementen die jaarlijks op dezelfde manier georganiseerd worden. Alleen wijzigingen moeten gemeld worden, wat de lasten voor organisatie en gemeente vermindert.
6.Hanteer uniforme eisen en voorwaarden aan het organiseren van evenementen: jaarlijkse afwijkingen kunnen voor extra lasten en kosten zorgen bij organisaties.

Verbeter het interne proces
7.Blijf binnen de beslistermijn van 8 weken en voorkom dat deze termijn met nog eens 8 weken wordt verlengd. Verleen de evenementenvergunning én eventuele andere benodigde vergunningen in elk geval ruim voor de datum van het evenement.
8.Wijs voor vergunningen voor grootschalige evenementen binnen de ambtelijke organisatie een ‘accountmanager’ aan die de beoordeling van de aanvraag begeleidt door de verschillende afdelingen in het gemeentehuis, inclusief de afstemming met andere instanties (zoals de brandweer en de politie).
9.Informeer aanvragers over de status van de behandeling van hun aanvraag. De ‘accountmanager’ is hiervoor het aanspreekpunt.
10.Investeer in contacten met en kennis van het maatschappelijk middenveld: toon betrokkenheid en waardering.

Bied kennis en ondersteuning aan
11.Bied informatie aan via de website van de gemeente, de gemeentegids, de gemeentepagina in de lokale kranten en het vrijwilligers steunpunt Noordwijk.
12.Organiseer in samenwerking met het vrijwilligers steunpunt Noordwijk geregeld speciale informatie- en instructieavonden over het evenementenbeleid.

Jonathan Weegink
CDA Katwijk