Motie van afkeuring vanwege gunning werkzaamheden stadhuis

In de raadsvergadering van 24 oktober hebben wij, samen met D66 (en gesteund door de SP), een motie van afkeuring in stemming gebracht over de uitvoering van het beleid en de 1 op 1 gunning van het werk / levering ten behoeve van de herinrichting en groot onderhoud aan het stadhuis. 

Deze long read vertelt het hele verhaal en maakt inzichtelijk hoe wij tot onze conclusie en motie zijn gekomen. 

Inleiding:

Afgelopen juni werd op een, naar onze mening, onzorgvuldige manier de herinrichting en het groot onderhoud van de bestuursvleugel van dit stadhuis gefinancierd voor uitvoering dit jaar nog. Toen wij later vernamen dat het werk (groter dan 500 k) enkelvoudig onderhands, dus 1 op 1, gegund was wisten wij niet wat we hoorden. Het stond gewoon in de krant. We zijn gaan twijfelen aan onszelf: begrijpen wij dan zelf de Gids Proportionaliteit en Aanbestedingswet niet? Hoe is dit dan te rijmen met ons eigen inkoopbeleid? 

Enfin, we hebben schriftelijke vragen gesteld, vragen per e-mail etc. En, waarvoor dank, ook uitgebreid beantwoording vanuit het stadhuis. Zeer gewaardeerd. 

Als Raad hebben we een belangrijke controlerende taak. Die hebben we serieus genomen. Onze insteek is niet: we gaan hier een politiek slaatje uit slaan, of: we gaan de wethouder of ambtenaar of inkoopadviseur in kwestie beschadigen. Integendeel zelfs. We controleren zodat bij eventuele gebreken er verbetering op kan treden. En die is hard nodig, zijn we van mening.

Deze conclusies trekken we met een paar belangrijke instrumenten in de hand. De belangrijkste daarbij zijn de Aanbestedingswet en de Gids Proportionaliteit. In het aanbestedingsbesluit bij de Aanbestedingswet 2012 is deze Gids als verplicht te volgen richtsnoer aangewezen. De wet beschouwt namelijk het proportionaliteitsbeginsel als een van de dragende beginselen van aanbestedingsrecht. Sinds de Aanbestedingswet 2016 (gewijzigde wet 2012) heeft de Gids Proportionaliteit een wettelijke status. Een prima gids waar gelukkig ook ons eigen inkoopbeleid naar verwijst. 

Op dit moment hebben wij geen vragen meer. Daarom is het wat ons betreft ook niet nodig dit in een commissie te agenderen, of bijvoorbeeld een rondvraag te stellen. Onze vragen zijn reeds uitvoerig en inhoudelijk beantwoord. Daarom brengen wij vandaag een motie van afkeuring in stemming. Deze concludeert dat de uitvoering van verder prima beleid niet deugde in deze zaak. Wij keuren de uitvoering van het proces hiermee af. Een wat ons betreft duidelijk signaal dat de gemeente werk moet maken van haar transparantie, betrouwbaarheid en eventuele schijn van vriendjespolitiek. 

Deze motie is geen motie van treurnis daar zij vertrouwen ontbeert als het gaat over de beoordeling van de uitvoering van ons beleid. Dat is niet zozeer persoonlijk gericht maar een oproep te gaan bouwen aan dat vertrouwen, zowel in de raad als daar buiten. 

Toelichting

Situatie:

In de raadsvergadering van 28 juni j.l. heeft de raad ingestemd met een voorstel van het college om 

€ 245.000,— te besteden aan het herinrichten van de bestuursvleugel van het stadhuis. Dit bedrag wordt samengevoegd met te besteden gelden uit het MJOP en een krediet vanuit de MIA inzake verduurzaming. 

De gemeente had 3 partijen (bouwkundig, installateur, ontwerp) gevraagd een marktconforme prijs te maken en heeft na het besluit in bovengenoemde raadsvergadering besloten om deze partijen 1 op 1 (enkelvoudig) het werk onderhands te gunnen. De 3 bijlagen behorend bij het besluit geven weer tegen welke kosten en met welke motivering de gewenste werkzaamheden gedaan zullen worden. 

Zoals bekend kon de CDA fractie niet leven met de ons inziens onzorgvuldige en niet transparante gang van zaken en wenste meer tijd om een juiste procedure te volgen. Dit stond niet in de weg dat de gewenste werkzaamheden gelijktijdig zouden worden uitgevoerd.

Onze fractie heeft de situatie zorgvuldig bestudeerd om tot een gewogen conclusie te komen. Deze treft u aan in de Motie van Afkeuring voor de raadsvergadering van 24 oktober die wij aldaar ook in zullen dienen. 

Overzicht kosten (opgave gemeente):

Bouwkundig   : € 298.981,71

Installatie       : € 128.480,00 + € 33.000,00 stelposten

Meubilair e.d. : € 126.523,80

Verschillende overheidsopdrachten:

In de ‘Samenvatting advies inkoopadviseur op het voorstel om af te wijken van het inkoopbeleid ten behoeve van de renovatie en herinrichten van de Bestuurdersvleugel van het stadhuis’ wordt er o.i. ten onrechte van uitgegaan dat sprake is van één overheidsopdracht voor werken onder de Europese aanbestedingsdrempel van € 5.548.000,--. De opdracht voor het ontwerp en de levering van meubilair is o.i geen overheidsopdracht voor werken, maar veeleer een gemengde overheidsopdracht voor leveringen/diensten waarvoor een lagere Europese drempelwaarde geldt van EUR 221.000,--. Het advies van de inkoopadviseur lijkt op dit punt onvolledig/onzorgvuldig.

Aanbestedingsplichten en grensbedragen:

Voor overheidsopdrachten voor werken geldt een Europese aanbestedingsplicht vanaf € 5.548.000,--. Voor overheidsopdrachten voor leveringen en diensten geldt een Europese aanbestedingsplicht vanaf 

€ 221.000,--. Voor overheidsopdrachten met geraamde waarden onder deze drempels geldt geen Europese aanbestedingsplicht. Dat neemt niet weg dat onderdrempelige opdrachten met ‘duidelijk grensoverschrijdend belang’ aanbestedingsplichtig kunnen zijn. De eerder genoemde inkoopadviseur heeft o.i. in zijn advies niet getoetst of een dergelijk grensoverschrijdend belang aanwezig/afwezig is. Het advies lijkt op dat punt dus niet volledig/onzorgvuldig. 

Ook wanneer een duidelijk grensoverschrijdend belang ontbreekt en de gemeente overweegt om één of meer opdrachten één-op-één te gunnen, moet onze gemeente rekening houden met de voorschriften uit de Gids Proportionaliteit. De Gids Proportionaliteit geeft op pagina’s 31 en 32 grensbedragen aan voor de type te volgen procedure. De Gids doet dit door middel van een ‘stoplichtensysteem’ (ook opgenomen in het inkoopbeleid van de Gemeente). Zie https://www.rijksoverheid.nl/documenten/richtlijnen/2016/04/01/gids-proportionaliteit-1e-herziening 

Een enkelvoudige onderhandse gunning voor een werk met een geraamde waarde boven ca. € 150.000,00 is volgens de Gids niet langer proportioneel te noemen. Het kleurenbalkje in de Gids springt dan bij 1-op-1 op rood, hetgeen betekent dat een één op één gunning niet is toegestaan. Gelet op de geraamde waarde van het werk in kwestie had de Gemeente op grond van de Gids op zijn minst een meervoudig onderhandse procedure moeten organiseren. 

Bij leveringen / diensten  met een geraamde waarde boven de € 70.000,00 is het ook niet proportioneel om één op één te gunnen. Gelet op de geraamde waarde van de levering/dienst in kwestie had o.i. de Gemeente op grond van de Gids zelfs een nationaal openbare aanbestedingsprocedure moeten organiseren.

Afwijken procedure tov Gids Proportionaliteit:

De gemeente mag afwijken van de voorschriften in de Gids Proportionaliteit (comply or explain principe) op een aantal voorwaarden, zoals:

• een heldere motivering op basis van objectieve redenen (zie artikel 1.4 Aw 2012)
• gebruik van logische argumenten (geen doelredeneringen)
• bepaling keuze procedure en gunning altijd op basis van objectieve criteria (zie artikel 1.4 Aw 2012)

Argumenten gemeente Doesburg om af te wijken:

De gemeente heeft oa in Bijlage 3 (bij collegebesluit 17 juli 2018) diverse argumenten opgenoemd als reden voor de enkelvoudige onderhandse gunning:

1. Hoornstra heeft eerder de wethouderskamer gedaan en hij kent de toegepaste techniek voor het renoveren van het gevelwerk
2. het is Hoornstra gelukt het eerder ingeschakelde stukadoorsbedrijf te contracteren, ondanks de drukte op de markt
3. de prijzen van Hoornstra zijn marktconform en realistisch
4. vanwege de eerder uitgevoerde werkzaamheden heeft firma Hoornstra een flinke kennis voorsprong op andere partijen. Hierdoor is te verwachten dat bij een meervoudig onderhandse aanbesteding firma Hoornstra de opdracht zal winnen
5. vanwege het ontwerp en levering van het meubilair voor de inrichting van de Wethouderskamer heeft het interieuradviesbureau Concept & Images de voorkeur omdat de uitstraling hierdoor gewaarborgd wordt. Dezelfde architect met dezelfde meubelmaker in samenwerking met dezelfde bouwkundig aannemer. Het gewenste resultaat wordt hierdoor geborgd.
6. ..deze firma (Hoornstra, red) kent het pand goed..
7. firma Hoornstra heeft aangetoond het pand technisch op de juiste manier te renoveren waardoor vochtproblemen opgelost zijn. Dit gewenste eindresultaat willen wij ook behalen bij dit project. Mede om die reden is voor de inrichting ook gekozen voor dezelfde interieur architect. Je weet wat je krijgt
8. het betreft een samengestelde opdracht

Beoordeling argumentatie:

Gelet op de criteria die gesteld worden in de Aanbestedingswet 2012 en de Gids Proportionaliteit bekijken  wij bovenstaande argumenten of zij voldoende lijken om af te wijken op de Gids Proportionaliteit aldus:

1. in een aanbesteding kan je kennisvoorsprong wegnemen zodat alle marktpartijen gelijke kansen hebben. Het is niet overtuigend dat Hoornstra de enige aannemer is die (notabene met een onderaannemer) ervaring heeft met de gebruikte techniek
2. dit impliceert dat het eerder ingeschakelde stukadoorsbedrijf het enige bedrijf is wat tijd heeft en/of de gevraagde techniek beheerst. Niet overtuigend
3. de gemeente heeft laten toetsen, maar de vraag is of je als opdrachtgever de beste prijs krijgt als je tegen een aannemer zegt dat hij de enige is die aanbiedt maar wel een marktconforme prijs moet neerleggen
4. een vreemde redenering, zie 1
5. ook deze argumentatie klopt niet. Je kan in een aanbesteding immers voorschrijven wat je wilt hebben, ook qua uitstraling
6. een niet-overtuigend argument. Als de gemeente in de aanbesteding informatie geeft over het het pand (evt gecombineerd met een bezoek aan het pand) dan kunnen ook andere marktpartijen zien welke werkzaamheden verricht moeten worden
7. dit is o.i. geen logisch argument. In een aanbesteding kan de gemeente voorschrijven welk resultaat de aannemer moet behalen. En de gemeente kan ook aannemers in een aanbesteding selecteren op ervaring met dit soort werkzaamheden. Het argument om te kiezen voor Concept & Images is, o.i., in dezen ook niet logisch: door in een aanbesteding voor te schrijven wat je wilt, weet je ook wat je krijgt
8. dat het om een samengestelde opdracht gaat en daarom 1 op 1 gunning nodig is, is onnavolgbaar. Het feit dat de ene opdracht 1 op 1 gegund zou moeten worden zegt niets over de andere opdracht. Juist het feit dat er twee verschillende ondernemingen (Hoornstra en Concept & Images) wordt ingeschakeld duidt op twee verschillende opdrachten, die geheel los van elkaar staan.

Conclusies:

1. de motivering en argumentatie van de 1 op 1 gunning snijdt geen hout. Er wordt veel gebruik gemaakt van doelredeneringen en/of niet logische argumenten. 
2. de opdracht voor het ontwerp en de levering van meubilair is ons inziens geen overheidsopdracht voor werken, maar eerder een gemengde overheidsopdracht voor leveringen/diensten waarvoor een Europese drempelwaarde geldt van € 221.000,00. In dat geval was een nationaal openbare aanbesteding zeer op zijn plaats geweest. De gemeente wijkt nu af van de Gids met een minimale (niet objectieve) motivering. Objectieve redenen lijken te ontbreken.
3. de gemeente Doesburg past ons inziens de eigen beleidsregels en Gids Proportionaliteit niet goed toe en voldoet niet overal aan de eisen zoals gesteld in de Aanbestedingswet 2012. De Gemeente handelt ons inziens willekeurig en onrechtmatig door haar keuzes voor marktpartijen niet te baseren op objectieve criteria, maar op subjectieve argumenten zoals de ‘goede ervaring’, terwijl duidelijk is dat dergelijke argumenten juridisch geen hout snijden (zie advies 419 Commissie van Aanbestedingsexperts). 
4. op basis van art. 1.4 van de Aanbestedingswet 2012 de gemeente verplicht is om met behulp van objectieve criteria de keuze voor een enkelvoudig onderhandse gunning en de keuze van de gunning van de opdrachten aan Hoornstra en Concept & Images te onderbouwen
5. de Gemeente willekeurig en onrechtmatig lijkt te handelen door haar keuzes voor marktpartijen niet te baseren op objectieve criteria, maar op subjectieve argumenten
6. als een partij zou opkomen tegen de handelswijze van de gemeente, deze partij hoogst waarschijnlijk in het gelijk zal worden gesteld
7. de gemeente daarmee een onwenselijk financieel risico loopt
8. de gemeente in dit geval niet transparant heeft gewerkt

Kanttekeningen

Als kleine gemeente zijn we vaak afhankelijk van derden, ook als het gaat om advies. Om bijvoorbeeld de schijn van belangenverstrengeling voor te zijn moeten we beter regie houden bij onze aanbestedingen. Een zorgvuldige, transparante procedure dient het uitgangspunt te zijn. 

Als CDA fractie zien we uit naar een goede uitvoering van verder prima beleid en kunnen we niet anders dan de huidige gang van zaken af te keuren. Wij hopen dat dit een belangrijk leermoment is voor ons als gemeente en als gemeentebestuur. Als dat zo is zien wij met vertrouwen uit naar de toekomst waarin transparantie, kennis en marktwerking hand in hand gaan.