Communicatie, je kunt niet zonder
Tijdens de raadsvergadering van 31 oktober 2019 heeft het CDA en mede ondertekend door de fracties van de SGP, VVD en PvdA/Groen Links, een motie: “Communicatie, een hoeksteen van de samenleving”, ingediend.
In deze motie wordt het college opgeroepen om de externe communicatie, in welke vorm dan ook, met betrekking tot een door de gemeente opgedragen activiteit/opdracht of project zodanig te (laten) organiseren en in te richten dat de inwoners en bedrijven tijdig en duidelijk worden geïnformeerd, zodat het voor de inwoners en bedrijven mogelijk wordt deze informatie tijdig te verwerken en daarop – voor zover van toepassing - te kunnen reageren.
De aanleiding van de motie is te vinden in de wijze waarop er tijdens werkzaamheden aan de Harderwijkerweg in Hulshorst is gecommuniceerd. De motie sluit af met de oproep om de Commissie Algemeen Bestuur op de motie aan vinden de communicatie naar bedrijven en bewoners bij de voorbereiding en uitvoering van projecten belangrijk.
Het college geeft in zijn reactie op de motie aan dat bij de werkzaamheden aan de Harderwijkerweg in Hulshorst de communicatie met de omgeving voor verbetering vatbaar was. Met name de planning van de werkzaamheden in relatie tot de communicatie, of beter andersom, de planning van de communicatie in relatie tot de planning van de werkzaamheden kon beter. Zo waren tijdens de eerste informatieavond de werkzaamheden al gestart, was de informatie soms te summier en was de communicatie gedurende de werkzaamheden niet altijd up to date, vooral ook door de bruikbaarheid van de nodige omleidingsroutes. Dit had beter gemoeten. En daar heeft het college van geleerd.
De motie roept op om de externe communicatie, in welke vorm dan ook, met betrekking tot een door de gemeente opgedragen activiteit/opdracht of project zodanig te (laten) organiseren en in te richten dat de inwoners en bedrijven tijdig en duidelijk worden geïnformeerd, zodat het voor de inwoners en bedrijven mogelijk wordt deze informatie tijdig te verwerken en daarop – voor zover van toepassing - te kunnen reageren.
Het college geeft uitvoering aan deze oproep. Bij de voorbereiding van een werk, activiteit/project betrekken wij inwoners en bedrijven bij de invulling en uitwerking ervan. Voordat de uitvoering plaatsvindt worden belanghebbenden op de hoogte gesteld en ook tijdens de uitvoering vindt communicatie plaats. De vorm en intensiteit van communicatie en interactie is afhankelijk van het type activiteit/project en de plek in het proces. Wij hanteren verschillende in te zetten communicatiemiddelen die, ook weer afhankelijk van de eerder genoemde type activiteiten en plek in het proces kunnen worden ingezet.
In de initiatieffase wordt vaak een informatiebrief/uitnodigingsbrief verzonden, gevolgd door één of meer informatieavonden in de voorbereidingsfase. Voordat de uitvoering start worden de aanwonenden op de hoogte gesteld, veelal door middel van een huis-aan-huis brief. Ook wordt – voor wat betreft de drie kleinere kernen) de Dorpsvereniging geïnformeerd. Tijdens de uitvoering vindt, wanneer het nodig is communicatie plaats waarbij getracht wordt dit zo interactief en actueel mogelijk te doen, bijvoorbeeld door het inzetten van WhatsApp, het instellen van een klankbordgroep en ook het hebben van een vast aanspreekpunt voor de mensen in het gebied (bijvoorbeeld het 06-nummer van de uitvoerder).
Na afronding van een activiteit/project vindt een evaluatie plaats. Tijdens de evaluatie wordt de inbreng van belanghebbenden meegewogen. Wij hebben goede ervaringen met deze wijze van werken en vinden het uitermate belangrijk dat iedereen tijdig, overzichtelijk en éénduidig wordt geïnformeerd over werkzaamheden, en de gevolgen en overlast daarvan.