Actieve (en passieve) informatieplicht van het college van B&W

In de vorige Nieuwsbrief bent u geïnformeerd over het gedoe eind 2018 over het onterecht opleggen van geheimhouding door het college en de (coalitie)meerderheid van de Raad. De motie van afkeuring over het door het college gevoerde beleid haalde door de tegenstemmen van de coalitie geen meerderheid, maar wel een motie met de unanieme oproep aan het college om met een voorstel te komen hoe het college op een betere manier invulling kan geven aan actieve informatieplicht. Een gemeenteraad heeft immers voldoende, goede en actuele informatie nodig om de volksvertegenwoordigende, kaderstellende en controlerende rol goed te kunnen uitoefenen. Het college is in maart j.l. met een voorstel gekomen. Aan het voorstel lag een rapportage over informatievoorziening aan de gemeenteraad ten grondslag dat de resultaten bevat van een onderzoek in opdracht van het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties. In deze rapportage worden belangrijke punten genoemd voor de informatievoorziening aan de gemeenteraad. Hieronder staan gedeelten van de tekst die bij de behandeling van het voorstel van B&W namens het CDA zijn gezegd.

“Met de motie is het college verzocht met een voorstel te komen hoe het op een betere manier invulling wil geven aan actieve informatieplicht. En vervolgens wordt de raad gevraagd wat zij verstaat onder betere invulling. Voor het CDA gaat het dan met name om het voorkomen van situaties zoals die aanleiding waren voor de motie. En dat zal erg lastig zijn, want het is heel verleidelijk om de Raad niet te informeren. Dat komt omdat met informatie aan de Raad de mogelijkheid aanwezig is dat de Raad zich ermee gaat bemoeien en misschien zelfs wel een richting op wil gaan waar je eigenlijk als college zelf niet naar toe wilt. Wat hier ook van belang is, is dat informatievoorziening zich niet volledig laat vatten in heldere maatstaven. Het is vooral ook een vraagstuk van cultuur en vertrouwen. Het vraagt in de eerste plaats van collegeleden en de gemeentesecretaris en in tweede aanleg van ambtenaren om een goed gevoel van politieke sensitiviteit, om inlevingsvermogen, om goede voelsprieten als het gaat om de behoefte van raadsleden. En ook om moed, want zoals gezegd het is heel verleidelijk om de Raad niet te informeren. Het gaat ook om proactief zijn en informatie verschaffen terwijl daar niet (op dat moment nog niet) om wordt gevraagd. In de politiek gaat het uiteindelijk om ‘gelijk krijgen’. De inzet en beheersing van informatie vormen een belangrijk instrument in de politieke verhoudingen. Moed is dus nodig en ook een goed ontwikkeld verantwoordelijkheidsgevoel.

Met deze raadsbrief en de acties die het college daarin noemt, wordt de kwestie van goede informatievoorziening nog eens nadrukkelijk onder de aandacht gebracht van alle betrokkenen. Dat is op zich heel waardevol. Maar als het gaat om het antwoord op de vraag of het college met de maatregelen voldoet aan de motie, is het CDA geneigd om nee te zeggen. Waar het namelijk uiteindelijk om draait, zijn geen overzichten, regels en maatstaven maar het gaat om mensen en om hun instelling. Het gaat over de vraag of de betrokken ambtsdragers, mensen, zich bewust zijn van hun verantwoordelijkheid als het gaat om informatievoorziening en over de keuzes die zij daarbij maken of niet maken. Uiteindelijk zal de praktijk moeten uitwijzen of het college n.a.v. de motie tot een ‘betere’ invulling heeft kunnen komen en het gevoel van politieke sensitiviteit beter heeft ontwikkeld.

In de dubbelfunctie van voorzitter van de gemeenteraad en van het college van B&W vervult de burgemeester daarbij een belangrijke rol. En in  de praktijk is het voor burgemeesters wel eens lastig de balans tussen die twee functies te bewaken en niet de ene functie (meestal die van voorzitter van het college) zwaarder te laten wegen dan de andere (voorzitter van de raad). Die dubbelfunctie brengt de burgemeester echter wel in een uitgelezen positie om de informatievoorziening aan de raad te bewaken. Immers, de burgemeester kent de informatiestromen binnen het bestuur en ambtelijk apparaat en kan er dus voor zorgen dat het belang van de raad behartigd wordt: ‘Komt alle benodigde informatie naar de raad toe, gebeurt dat tijdig en op een zorgvuldige, correcte en begrijpelijke wijze, etc. Dit staat ook wel bekend als de zorgplicht van de burgemeester.

Wie een soortgelijke rol vervult, min of meer als spin in het informatie­web, is de gemeentesecretaris. Vanwege zijn rol in de ambtelijke orga­nisatie en zijn verbondenheid met het college heeft hij toegang heeft tot alle informatie, en om die reden heeft hij een belangrijke functie in de informatievoorziening naar de raad en een belangrijke rol als het gaat om invulling van de actieve informatieplicht. Samen met de burgemees­ter kan hij dus van bijzondere betekenis zijn.

Na uitvoerige discussie is afgesproken is afgesproken om over zes maanden te evalueren en de vorderingen te bespreken, waarbij indien nodig tussentijds aan de bel getrokken kan worden. De tijd zal moeten leren of het college de les heeft geleerd en een andere houding heeft aangenomen als het gaat om het informeren van de gemeenteraad.